「請求書を作るだけなのに、どうして月末はこんなに時間がかかるんだろう」
ひとりで仕事を回していて、月末の事務がなかなか終わらないあなたへ。私の作業を6つに分けて、かかる時間を書き出してみました。
足すと、2時間55分＋α。
これは、AIに任せる前の作業について、2026年8月30日に書き出した私自身の目安です。毎月ストップウォッチで計った平均ではありません。件数や確認事項によって、ここから時間が延びます。
請求書そのものを作る時間は、そのうちの1時間でした。残りは何をしているのか。月末の予定を立てるときに使えるよう、内訳をそのまま載せます。
請求書の前後にも、1時間55分＋αある
私が月末にしている作業は、次の6つです。「＋α」は、確認や連絡が増えたときにかかる追加の時間を指しています。
| 作業 | 私の時間の目安 |
|---|---|
| 今月の作業件数を確認する | 30分＋α |
| 注文書を確認する | 30分＋α |
| 請求書を作る | 1時間＋α |
| 請求書をメールで送る | 15分＋α |
| 外注さんへの支払予約をする | 30分＋α |
| 給与明細を作り、報酬を振り込む | 10分＋α |
| 合計 | 2時間55分＋α |
30＋30＋60＋15＋30＋10＝175分。追加の時間を除いた部分だけで、2時間55分です。
「請求書作成の1時間」を空けただけでは、私の月末事務は入りきりません。作る前の確認と、作ったあとの送付・支払いまで残っているんです。
最初の30分 — Excelの一覧だけで終わらない月がある
最初は、今月何件の作業があったかを確認します。目安は30分＋αです。
件数が多い月、月をまたぐ仕事があるとき、追加の作業が入ったとき。こういう場合は、Excelの一覧だけでなく、メールも見返しながら管理しています。
一覧を開けば、すべて確定。毎回そうならいいのですが、私の仕事ではそれだけで済まないことがあります。
この確認を飛ばしたまま、請求書の形だけを先に作っても、元になる件数が決まりません。書類を作る時間の前に、何を請求するのかを確認する時間が必要なんです。
注文書30分、作成1時間、送付15分 — 送るところまでが月末事務
注文書の確認に30分＋α。請求書の作成に1時間＋α。そして、メールで送るのに15分＋αかかります。
作成が終わっても、送付はまだです。
この3つをひとまとめにすると、目安は1時間45分＋αになります。私の内訳では、最初の作業件数の確認も合わせると、送付までに2時間15分＋αです。
だから、自分の時間を見積もるなら、「請求書を作る」だけで区切らないほうが実態に近くなります。確認から送付までを、自分は何分でやっているのか。まずそこを分けて書くと、予定に入れていなかった作業も見えてきます。
支払予約の30分 — 請求書が届いていないと、連絡から始まる
外注さんへの支払予約は、30分＋αです。
この段階で、請求書がまだ届いていないことに気づく場合があります。そうすると、電話などで連絡をして、請求書をお願いすることになります。
支払いの操作だけを見ていても、この時間は出てきません。
しかも、自分が連絡に使う時間と、相手から書類が届くまでの時間は別です。表の2時間55分には、相手からの返事を待つ時間まで正確に含めたわけではありません。
「3時間空ければ、必ず全部終わる」とは言い切れないのは、こういうところなんですよね。
給与明細の作成と報酬の振込にも、別に10分＋αを見ています。請求書を送り終わったあとにも、私の月末事務は続きます。
AIに任せる前に、どの作業の時間なのかを分けておく
私は以前、月末事務でAIに頼んでいることを記事にしました。今回の表は、その前に自分でしていた作業の内訳です。
ただ、この175分から、別の記事で書いた短縮時間をそのまま引いて「今は55分」とすることはできません。同じ月・同じ件数で、6作業すべての前後を計った比較ではないからです。
ここは、分けておきます。
これから自分の事務を見直すなら、こんな書き方で十分です。
「書類を作る前に、何を確認している？」
「作ったあとに、送付や支払いで何が残る？」
最初から正確な時間がわからなくても大丈夫。私の表も、まずは「30分＋α」という目安を書いたものです。
私の場合は、件数の確認でメールを見返したり、支払予約の段階で請求書をお願いしたりしていました。あなたの仕事では、また別のところに時間がかかっているかもしれません。
「請求書を作るだけなのに」の、その「だけ」の前後にも仕事がある。私の月末は、そこまで含めて2時間55分＋αでした。
アイキャッチはAIで作成したイメージです。
コメント